Archivierung

Es gibt viele gute Gründe für Unternehmen, sich mit dem Thema Archivierung zu befassen.

Denn das Archivieren von Informationen in Unternehmen muss nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern kann auch die Produktivität in Unternehmen steigern.

Gesetzliche Forderungen

Gesetzliche Forderungen für Archivierung wie sie z.B: im Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), in der GDPdU oder in branchenspezifischen Gesetzen wie der Betriebsordnung für Luftfahrtgerät (LuftBO) oder dem Betäubungsmittelgesetz (BtMG) festgelegt sind.

Qualitätsmanagement

Betrachtung der Normforderungen der DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO 9100, die Archivierung betreffen. Dies gilt vor allem für die Normkapitel 4.2.3 Lenkung von Dokumenten und 4.2.4 Lenkung von Aufzeichnungen sowie 4.3 Konfigurationsmanagement und 7.3.6.1 Dokumentation der Entwicklungsverifizierung und -validierung (nur 9100).

Produkthaftung

Ein wichtiger Grund für Archivierung ist die Absicherung in einem Produkthaftungsfall. Bei Produkthaftungsklagen muss der Hersteller oftmals beweisen, dass für Sach- oder Personenschäden nicht sein Produkt verantwortlich ist.

Wissenserhalt

Eine der zentralen Hauptaufgaben der Archivierung ist die nachhaltige Konservierung von Wissen und Know-How in einem Unternehmen. Die Aufgabe des Archivs ist aber nicht nur die reine Sicherung, sondern das Archiv ist auch die Datenquelle für das Wissensmanagement.

Kundenforderung

Kunden erwarten von Ihren Lieferanten Nachweise, dass Unterlagen digital archiviert werden um im Schadensfall die komplette Lieferkette nahtlos nachweisen zu können.

Windream Archiv

winddreamlogo

 

Revisionssichere Dokumentenablage im windream-Langzeitarchiv

Warum windream? Selbstverständlich erfüllt das windream-Langzeitarchiv die Anforderungen eines revisionssicheren Archivsin vollem Umfang. Abgesehen von den allgemeinen Vorteilen unterscheidet sich die Software aber noch durch weitere Features von den meisten auf dem Markt erhältlichen Archivsystemen. Das nahezu unbegrenzte Datenvolumen und die enge Kopplung der Archivsoftware mit dem Enterprise-Content-Management-System windream sind dabei nur einige Aspekte von zahlreichen anderen.

Dokumente

Das windream Archiv kann sowohl separat als Standalone-Archivlösung als auch in Kombination mit dem ECM-System windream eingesetzt werden. Es kooperiert zudem mit unterschiedlichsten Hardware-Storage-Technologien wie zum Beispiel Jukeboxen, Einzellaufwerken und Festplattensystemen. Unabhängig davon, welche spezifischen Archivierungsstrategien Unternehmen verfolgen und welche Hardware sie favorisieren: Die universelle Verwendbarkeit des ECM-Systems windream bleibt davon völlig unberührt.

Nahtlos integriert

In Verbindung mit dem windream Archiv kann das ECM-System um eine äußerst leistungsfähige Langzeit-Archivierungslösung erweitert werden. Obwohl das System im Verbund mit anderen komplexen Hardware-Konstellationen einsetzbar ist, lassen sich alle Archivierungsfunktionen auch ohne externe Speichersysteme vollständig nutzen. Dies bedeutet, dass Dokumente beispielsweise auch in einem festgelegten Archivbereich auf einer internen Festplatte dauerhaft abgelegt werden können.

Die nahtlose Integration des Langzeitarchivs in das ECM-System windream gewährleistet eine optimale Interaktion beider Software-Systeme. Ein entscheidender Vorteil für Anwender: Die Sicht auf Dokumente ist immer einheitlich und transparent. Archivierte Informationen lassen sich jederzeit bequem über den Windows Explorer abrufen und lesen.

Leistungsmerkmale

  • Einhaltung gesetzlicher Richtlinien zur elektronischen Archivierung
  • ECM und Langzeitarchiv einzeln oder als integriertes System nutzbar
  • Unterstützung modernster Storage-Technologien
  • Parallele Archivierung in heterogenen Hardware-Subsystemen
  • Archivierbare Datenmenge nahezu unbegrenzt
  • Einfache und übersichtliche Archivsystem-Administration
  • Automatische Medienkopien
  • Automatische Replikation

E-Mail-Archivierung mit MailStore Server®

MailstoreDie führende und zertifizierte E-Mail-Archiv-Software für alle kleinen und mittelständischen Unternehmen mit 5 bis 3.000 Postfächern.

Sichern Sie mit MailStore Server dauerhaft alle E-Mails in Ihrem Unternehmen in einem zentralen Archiv. Entsprechen Sie rechtlichen Anforderungen und vermeiden technische Probleme wie unsichere PST-Dateien. Mit nur einer Software sparen Sie zudem Zeit und Geld: Der Einsatz von MailStore entlastet Ihren E-Mail-Server drastisch und verkürzt die Dauer von Backups signifikant.

Warum E-Mail-Archivierung?

  • Erfüllung von allen relevanten gesetzlichen Anforderungen in D-A-CH
  • E-Mail-Server dauerhaft entlasten
  • Backups von E-Mail-Servern vereinfachen
  • Abschaffung von unsicheren PST-Dateien
  • Verteilte E-Mails zusammenführen
  • Zuverlässiger Schutz vor Datenverlusten aller Art
  • Schneller Suchzugriff auf alle E-Mails

Unterstütze E-Mail-Systeme

  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007 und 2010 (inkl. SBS)
  • Hosted Exchange Postfächer
  • Beliebige IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird
  • PST- und andere E-Mail-Dateien